Kuidas Odoo ja Merit Aktiva liidestus töötab?
Odoost Meritisse saab saata kliendi- ja tooteandmeid, müügitellimusi, müügiarveid, kreeditarveid ning makseid. See hõlmab ka Odoo e-poe ja kassasüsteemi tehinguid.
Meritist Odoosse saab tuua laoseisud, arvete numbrid ja makseolekud ning importida olemasolevad kliendid ja tooted.
Andmevahetus toimub automaatselt või kasutaja algatusel, sõltuvalt andmete liigist ja seadistustest. Näiteks uuendatakse laoseisu iga 15 minuti järel ja arvete makseolekuid kord tunnis.
Ettevõte saab valida, milliseid andmeid süsteemide vahel vahetatakse ning kus toimub arvete ja toodete põhiandmete haldamine. Laoarvestus jääb Merit Aktivasse.
Arvete koostamine Odoos või Merit Aktivas
Liidestus toetab kahte arveldusmudelit. Valik sõltub sellest, kas müügiarved soovitakse koostada Odoos või jätta arvete väljastamine raamatupidaja ülesandeks.
Arvete koostamine Merit Aktivas
Selle mudeli korral koostatakse Odoos hinnapakkumised ja müügitellimused. Kinnitatud tellimuse andmed edastatakse Meritisse, kus raamatupidaja saab nende põhjal koostada ja väljastada arve.
Meritis loodud arve number ja makseolek jõuavad tagasi Odoo müügitellimusele. Müügimeeskond näeb seega tellimuse juures, kas arve on väljastatud ja tasutud.
Selline töökorraldus sobib muu hulgas ettevõtetele, kus arveldamise eest vastutab väline raamatupidamisbüroo.
Arvete koostamine Odoos
Teise võimalusena saab kogu müügiprotsessi alates hinnapakkumisest kuni arve väljastamiseni korraldada Odoos.
Kinnitatud müügiarve edastatakse automaatselt Merit Aktivasse koos arve numbri ja PDF-dokumendiga. Meritisse saab saata ka makseid, kreeditarveid ning nende tasaarveldusi.
Kui ettevõte kasutab e-arvete väljastamiseks Merit Aktivat, saab ka Odoos koostatud arve e-arvena teele saata Meriti kaudu.
See mudel sobib ettevõttele, kes soovib müügitellimusi ja arveid hallata samas süsteemis, kuid jätkata raamatupidamist Merit Aktivas.
B2B müük – pakkumisest arveni
Odoos saab hallata B2B müügiprotsessi alates kliendipäringust ja hinnapakkumisest kuni tellimuse täitmise ning arveldamiseni.
Kinnitatud müügitellimused või arved edastatakse Meritisse koos vajalike andmetega: klient, tooted või teenused, kogused, hinnad, allahindlused ja maksud.
Lisaks saab edastada arveldamiseks vajalikku täiendavat infot, näiteks kliendi kontaktisiku andmeid või hankelepingu numbrit. Viimane on oluline muu hulgas riigiasutuste ja suuremate organisatsioonidega arveldamisel.
Näiteks saab hulgimüügiettevõte koostada hinnapakkumisi, registreerida tellimusi ja korraldada kaubatarnet Odoos. Raamatupidaja saab vajalikud tellimuse andmed Meritisse ilma neid uuesti sisestamata ning kauba laoarvestus toimub Meritis.
Odoo e-pood ja Merit Aktiva
Odoo e-poe tellimused ja maksed saab automaatselt Merit Aktivasse edastada.
Kui klient esitab e-poes tellimuse ja tasub selle pangalingi või kaardimaksega, saab vastava arve ja makseandmed Meritisse saata. Arveldusmudelist sõltuvalt koostatakse arve kas Odoos või Merit Aktivas.
Toetatud on ka osalised maksed, kreeditarved ja tagasimaksete kajastamine. Näiteks saab kauba tagastamise korral edastada Meritisse vastava kreeditarve ning kajastada kliendile tagastatud raha.
E-poe laoseis Merit Aktivast
Laoarvestus toimub Merit Aktivas ning Odoo e-pood kasutab sealt pärinevaid laokoguseid.
Laoseisu uuendatakse iga 15 minuti järel. Tegemist ei ole reaalajas sünkroonimisega, kuid nii ei pea laokoguseid kahes süsteemis eraldi sisestama ja uuendama.
Kui ettevõte kasutab lisaks e-poele Odoo kassasüsteemi, võetakse e-poe saadaoleva koguse arvutamisel arvesse ka kassamüüki, mida pole veel Meritisse edastatud. See vähendab riski müüa e-poes toodet, mis on juba füüsilises kaupluses ära ostetud.
Odoo kassamüügi edastamine Meritisse
Odoo kassasüsteemi saab kasutada kauplustes, kohvikutes ja teistes jaemüügiettevõtetes. Kassamüügi kajastamiseks Merit Aktivas on kaks võimalust.
Kassasessiooni koondarve
Kassasessiooni sulgemisel edastatakse Meritisse üks koondarve, mis sisaldab sessiooni müüki ja tagastusi.
See sobib ettevõttele, kelle raamatupidamises piisab kassamüügi koondandmetest ning iga ostu kohta ei ole vaja eraldi arvet luua.
Iga kassatehing eraldi
Tasutud kassatehingud saadetakse Meritisse jooksvalt eraldi arvetena.
See annab võimaluse näha Meritis üksikuid müügitehinguid ning kajastada müüki ja laokoguste muutusi sagedamini.
Mõlema mudeli puhul saab eristada makseviise, näiteks sularaha- ja kaardimakseid, ning siduda need vastavate Meriti kontodega.
Toetatud on ka kassas tehtud tagastuste ja ettevõtetele väljastatud kassaarvete edastamine.
Toodete ja laoseisu haldamine
Toodete põhiandmeid saab hallata kas Odoos või Merit Aktivas. Mõlemal juhul toimub laoarvestus Meritis.
Kui tooteid hallatakse Odoos, saab need edastada Merit Aktivasse müügiartiklitena.
Kui tooteid hallatakse Meritis, saab sealsed artiklid Odoosse importida ja edaspidi automaatselt uuendada.
Meritist imporditud uued tooted luuakse Odoos esialgu avaldamata kujul. Nii saab enne toodete e-poodi lisamist täiendada nende kirjeldusi, pilte ja muud veebimüügiks vajalikku infot.
Meritis registreeritud laoseis edastatakse Odoosse ning seda saab kasutada nii e-poes kui ka müügitellimuste koostamisel.
Näiteks võib ettevõte müüa samu tooteid B2B klientidele, Odoo e-poes ja füüsilises kaupluses. Kõigi müügikanalite tehingud jõuavad Meritisse, kus peetakse arvestust kaubavarude üle.
Andmevahetuse seadistamine ja kontroll
Enne automaatse andmevahetuse käivitamist saab määrata, milliseid andmeid kahe süsteemi vahel edastatakse.
Mooduli paigaldamine ei käivita kohe dokumentide automaatset saatmist. Esmalt tuleb seadistada ühendus, valida arveldusmudel ning määrata vajalikud maksude, ladude, toodete ja makseviiside vastavused.
Klientide ja toodete esmasel ülekandmisel kuvatakse eelvaade, millest saab valida edastatavad kirjed.
Liidestus kontrollib ka varem edastatud dokumente, et vältida nende korduvat loomist. Andmevahetuse probleemide korral kuvatakse tähelepanu vajavad kirjed koos vea põhjusega.
Odoo ja Merit Aktiva liidestuse kasutuselevõtt
Esrapi arendatud liidestus toetab Odoo 19 Community ja Enterprise'i ning vajab Merit Aktiva API ligipääsu.
Enne kasutuselevõttu tuleb kokku leppida, kus koostatakse arveid, kummas süsteemis hallatakse toodete põhiandmeid ja milliseid müügikanaleid soovitakse Meritiga ühendada. Raamatupidamine ja laoarvestus jäävad Merit Aktivasse.
Odoo võimalusi saab kasutusele võtta ka etapiviisiliselt. Näiteks võib alustada B2B müügitellimuste haldamisest ning lisada hiljem e-poe või kassasüsteemi, ilma et peaks olemasolevat raamatupidamistarkvara välja vahetama.
Tutvu Odoo ja Merit Aktiva liidestusega või kirjuta aadressil info@esrap.ee, kui soovid hinnata lahenduse sobivust oma ettevõtte töökorraldusega.