Kui makse, tarne ja arveldus liiguvad eri süsteemides
E-poe makse võib kliendi jaoks võtta vaid mõne hetke, kuid ettevõtte jaoks on see alles tellimuse käsitlemise algus. Tellimus vajab õiget tarneviisi, laekumine vajab kontrollimist ja teenustasud vajavad kajastamist. Vajaduse korral peab sama makseloogika toimima ka füüsilises müügikohas. Kui makse, tarne ja arveldus paiknevad eri süsteemides, toob tehingute arvu kasv kaasa üha rohkem käsitsi kontrollimist ja võrdlemist ning suurendab vigade ohtu.
Tüüpiline probleem ei ole see, et ükski süsteem ei töötaks. E-pood võtab tellimuse vastu, makseteenus töötleb makse, vedaja viib paki kohale ja kassa registreerib müügi. Keerukus tekib siis, kui info liigub ühest süsteemist teise. Makse tuleb siduda õige tellimusega, kliendi tarnevalik edastada lattu ning e-poe- ja kassatehingud koos teenustasudega raamatupidamises selgelt eristada.
Probleem ei teki enamasti ühest suurest veast, vaid paljudest väikestest ümbertõstmistest ja kontrollidest.
Ühes kohas tekkinud ebakõla võib mõjutada mitut järgmist etappi. Vale makseolek raskendab tellimuse käsitlemist, puuduv tarnevalik häirib lao tööd ja ebatäpne arveldusrida muudab raamatupidamise kontrolli keerukamaks. Selliste vigade põhjuse leidmine ja korrektne parandamine võib olla keerukas ning aeganõudev. Kiirel müügiperioodil võivad vead kuhjuda ning süsteem, mis peaks ettevõtte tööd toetama, hakkab tekitama lisakontrolli, viivitusi ja käsitööd.
Maksekeskuse ja Odoo integratsiooni eesmärk on siduda need punktid kontrollitavaks töövooks. See ei tähenda, et iga samm peab toimuma ilma inimese sekkumiseta. Hea lahendus automatiseerib kindlad andmeliikumised ja jätab kontrolli sinna, kus ettevõte seda päriselt vajab.
Kaks terviklahendust ühes töövoos
Odoo suurim väärtus kaupmehele seisneb selles, et e-pood, kassa, müük, ost, ladu ja raamatupidamine saavad töötada ühes süsteemis. Kõik need protsessid kasutavad samu toote-, kliendi-, hinna- ja laoseisuandmeid. Nii väheneb vajadus hoida samu andmeid mitmes tarkvaras, neid korduvalt sisestada või eraldi liidestuste abil sünkroonida.
Odoo võib olla ettevõtte jaoks üksnes e-pood või kassalahendus, kuid vajaduse korral saab sellele lisada lao, ostu, müügi, raamatupidamise ja teised äriprotsessid. Näiteks võib müügitellimus või kassamüük muuta laoseisu, anda sisendi kauba täiendamiseks ja jõuda sama süsteemi raamatupidamisse. Täpne protsess sõltub ettevõtte vajadustest ja Odoo seadistusest.
Maksekeskus koondab ühe partneri ja liidestuse alla e-poe maksed, füüsilise müügikoha kaardimaksed ning tarneteenused. Kaupmees saab pakkuda erinevaid panga- ja kaardimakseid, digirahakotte ning „maksa hiljem“ lahendusi. Tarne+ ühendab e-poe levinud pakiautomaadi- ja kullerteenustega ning MakeCommerce POS võimaldab sobivas Android-seadmes vastu võtta viipemakseid.
Odoo ja Maksekeskuse ühendamisel ei jää makse ja tarne eraldi kontrollitavateks tegevusteks. Need seotakse tellimuse, lao ja arveldusega samas Odoo protsessis. E-poe makse seotakse Odoo tellimusega, kliendi tarnevalik liigub müügi- ja laoprotsessi ning kassas algatatud SoftPOS-makse tulemus jõuab tagasi Odoosse. Maksekeskuse tehingu- ja väljamakseandmed saab tuua Odoo raamatupidamisse kontrollimiseks ning kasutada neid pärast ülevaatamist pangaväljavõtte ridade loomisel ja vastavusseviimisel.
Kaupmehe jaoks tähendab see vähem kohti, kuhu sama infot sisestada või hiljem kontrollida. Alustada ei pea kogu tervikust korraga, vaid sellest osast, kus käsitööd või ebatäpsusi tekib kõige rohkem.
Neli valmis integratsiooni, mida saab kasutada eraldi või koos
Sama modulaarsuse põhimõte kehtib ka Maksekeskuse ja Odoo ühendamisel. Esrapi lahendus koosneb neljast valmis integratsioonist, millest igaüks seob Odooga ühe kindla osa Maksekeskuse teenustest. Ettevõte saab võtta kasutusele ainult vajalikud osad või ühendada need terviklikumaks töövooks.
- Makselahendus Odoo jaoks võimaldab võtta makseid vastu Odoo e-poes, kliendiportaalis ja makselingi kaudu. Makse tulemus jääb Odoos seotuks vastava tellimuse või muu müügidokumendiga.
- Tarne+ tarneühendus toob Odoo e-poodi sobivad tarneviisid ja pakiautomaadid. Kliendi valitud tarneinfo salvestatakse tellimuse juurde ning seda saab kasutada edasises müügi- ja laoprotsessis.
- MakeCommerce POS SoftPOS-i kassaintegratsioon edastab Odoo kassas algatatud makse summa makserakendusse ja tagastab maksetulemuse Odoosse. See vähendab vajadust sisestada sama summa käsitsi nii kassasse kui ka makserakendusse.
- Maksekeskuse väljavõtete import toob tehingu-, väljamakse- ja teenustasuandmed Odoo raamatupidamise kontrollvaatesse. Imporditud read vaadatakse enne pangaväljavõtte ridade loomist üle ning vastavusseviimine jätkub Odoo tavapärases raamatupidamistöövoos.
Sobiv kombinatsioon sõltub müügikanalitest, tarnete korraldusest ja sellest, kas raamatupidamist peetakse Odoos. Valmis integratsioonide puhul ei pea ühendusi nullist kavandama. Esimene arutelu saab alata sellest, kuidas tellimus, makse, tarne ja kontroll ettevõttes tegelikult liikuma peavad.
Üks makseliides Odoo e-poest arve ja personaalse makselingini
Maksekeskuse Odoo makselahendus võimaldab kasutada sama makseliidest mitmes erinevas müügiolukorras. E-poe klient saab tasuda ostu vormistamisel, kliendiportaali kasutaja tellimuse või arve juures ning makselingi kaudu saab küsida tasu ka personaalse pakkumise, telefoni- või e-posti teel tehtud tellimuse eest. Nii ei pea iga müügikanali jaoks looma eraldi makseprotsessi.
Odoo edastab Maksekeskusele makse summa, valuuta ja tehingu viite. Klient valib talle sobiva makseviisi ning kinnitatud maksetulemus jõuab tagasi Odoosse õige maksetehingu ja müügidokumendi juurde. Igapäevases müügitöös ei pea edukat makset Maksekeskuse keskkonnast käsitsi Odoosse ümber sisestama ning tellimuse või arve käsitlemist saab jätkata Odoo tavapärases töövoos.
Kaupmees saab ühe Maksekeskuse ühenduse kaudu pakkuda Balti ja Soome pangamakseid, Visa ja Mastercardi kaardimakseid, Apple Payd, Google Payd ning erinevaid „osta kohe, maksa hiljem“ lahendusi. Täpne valik sõltub kaupmehe Maksekeskuse kontol aktiveeritud makseviisidest. Kaardiandmed sisestatakse Maksekeskuse maksekeskkonnas ja neid ei salvestata Odoosse. Maksekeskus vastab PCI-DSS Level 1 nõuetele.
Odoosse tagastatud maksetulemus toetab tellimuse või arve operatiivset käsitlemist, kuid ei asenda raamatupidamislikku kontrolli. Tegelikud laekumised, väljamaksed ja teenustasud kontrollitakse hiljem Maksekeskuse väljavõtte alusel ning viiakse Odoo raamatupidamises vastavusse.
Tarnevalikust pakisildini samas Odoo töövoos
Odoo ühendab e-poe tellimuse müügi- ja laoprotsessiga. Kliendi valitud tarneviis, pakiautomaat ja tarnekulu jäävad seotuks sama müügitellimusega ning liiguvad selle alusel loodud lao väljastusele. Müügi- ja laotiim töötavad sama infoga ega pea kliendi tarnevalikut e-kirjadest või eraldi süsteemist tellimusele ümber sisestama.
Maksekeskuse Tarne+ integratsioon toob Odoo e-poodi Omniva, SmartPosti, DPD, Venipaki ja Unisendi tarnevõimalused. Klient näeb Odoo ostu vormistamisel talle pakutavaid tarneviise ning saab valida sobiva vedaja ja konkreetse pakiautomaadi. Valitud tarneinfo salvestatakse Odoo müügitellimusele ja lao väljastusele, kus kaupmees jätkab tavapärast komplekteerimise ning väljastamise protsessi.
Tarne+ võimaldab kasutada Maksekeskuse vedajatega kokku lepitud hindu ja koondada populaarsed tarneviisid ühe teenuse alla. Kui ettevõttel on vedajatega juba oma lepingud, saab Tarne+ Pro kaudu kasutada nende lepingute tingimusi ning hallata saadetisi samas süsteemis.
Vajalike Tarne+ ligipääsude ja seadistuste korral saab lao väljastuse juurest registreerida saadetise, luua pakisildi ja jälgida tarneolekut. Odoo võimaldab samal ajal määrata, millistes olukordades erinevaid tarneviise pakutakse, ning kombineerida Tarne+ võimalusi näiteks poest järeletulemisega.
Nii näeb laotiim Odoo väljastuse juures sama tarneinfot, mille klient valis e-poes. Pakiautomaati ja teisi tarneandmeid ei pea tellimusele käsitsi ümber sisestama.
Odoo kassa ja SoftPOS ühes seadmes ning maksevoos
Odoo kassas registreeritud müük on kohe osa ettevõtte ühisest müügi- ja laoprotsessist. Kassas kasutatakse samu tooteid, hindu, kliendiandmeid ja laoseise nagu Odoo teistes rakendustes. Müüki ei ole vaja hiljem eraldiseisvast kassasüsteemist lao- või majandustarkvarasse üle kanda ning sama kassalahendust saab kasutada ettevõtte erinevates müügikohtades.
MakeCommerce POS muudab sobiva NFC-toega Android-seadme viipemaksete vastuvõtmise vahendiks. Kompaktse kassakoha või mobiilse müügi puhul saab sama seade täita nii Odoo kassa kui ka makseterminali rolli. See vähendab eraldi riistvara vajadust ning sobib lisaks tavapärasele müügikohale ka pop-up poodi, laadale, liikuvasse müüki või kliendi juures teenindamiseks.
Kassapidaja valib Odoo kassas SoftPOS-makseviisi ning Odoo edastab maksesumma ja tehinguviite MakeCommerce POS-i rakendusse. Klient tasub viipemaksega ning maksetulemus jõuab tagasi Odoosse, kus see seotakse õige kassamüügiga. Kassapidaja ei pea summat makserakendusse käsitsi ümber sisestama, mis vähendab vale summa ja topelttöö ohtu.
MakeCommerce POS võimaldab vastu võtta Visa ja Mastercardi viipemakseid ning telefoni või nutikellaga tehtavaid Apple Pay ja Google Pay makseid. Toetatud printeriga kassaseadmel saab pärast Odoo müügikviitungit printida ka maksekviitungi, nii et kogu müügi lõpetamine toimub ühe kassaseadme kaudu.
Esrap pakub lahenduse jaoks integratsiooniga kontrollitud ja toetatud Android-kassaseadmeid, millel Odoo kassa ning MakeCommerce POS koos töötavad. Pakutavad seadmed on mõeldud professionaalseks igapäevaseks kassa- ja maksekasutuseks ning valitud töökindlust, pikaajalist kasutust ja edasisi tarkvarauuendusi silmas pidades.
Odoosse tagastatud maksetulemus kinnitab kassas toimunud makse. Tehingu hilisem raamatupidamislik kontroll toimub Maksekeskuse väljavõtte alusel.
'
Koondväljamaksest tehingupõhise kontrollini Odoo raamatupidamises
Odoo e-poe ja kassa müügitehingud on juba samas süsteemis koos vastavate klientide, maksete ning raamatupidamise alusandmetega. Maksekeskuse kaudu liiguvad nende tehingutega seotud kliendimaksed, teenustasud, tagastused ja väljamaksed. Kuna teenustasud arvestatakse enne kaupmehele raha väljamaksmist maha, ei pruugi pangakontole jõudnud summa võrduda müügitehingute kogusummaga.
Maksekeskuse kontot saab Odoo raamatupidamises käsitleda eraldi arvelduskontona. Selle väljavõte näitab, millistest e-poe- ja kassamaksetest väljamakse koosneb ning millised summad puudutavad teenustasusid, tagastusi või muid kontoliikumisi. Nii saab jälgida kogu seost alates Odoos registreeritud müügist kuni ettevõtte pangakontole jõudnud netoväljamakseni.
Esrapi väljavõtete impordi moodul toob Maksekeskuse arveldusandmed esmalt Odoo impordipartiisse ja kontrollvaatesse. Moodul seob read võimaluse korral olemasolevate Odoo MakeCommerce’i maksetehingutega, kuid ei loo nende põhjal kohe pangaväljavõtte ridu ega tee kontrollimata automaatset sobitamist.
Raamatupidaja vaatab imporditud read üle ja kontrollib leitud seoseid. Kui makse või tagastus on tehtud väljaspool Odoo maksevoogu ja sellele ei leita Odoo maksetehingut, saab selle märkida käsitsi sobitamiseks. Raamatupidamises kajastamist mittevajava või sobimatu rea saab põhjendusega ignoreerida.
Alles pärast ülevaatamist luuakse Odoo pangaväljavõtte read Maksekeskuse andmikku, mille vaikekontot kasutatakse eraldi vahekontona. Seejärel saab kasutada Odoo tavapäraseid sobitamise töövahendeid, et siduda summad maksete, arvete, sisemiste ülekannete ning õigete raamatupidamiskontodega.
Nii saab ühe koondväljamakse lahti võtta üksikuteks müügimakseteks, teenustasudeks ja tagastusteks. Suurema tehingumahu korral on see raamatupidaja jaoks märksa praktilisem kui ainult pangakontole jõudnud netosumma kontrollimine.
Millised integratsiooniosad sinu töövoogu kuuluvad?
Sobiv lahendus ei alga kõigi nelja integratsiooni kasutuselevõtust, vaid ettevõtte müügikanalite ja tööprotsesside kaardistamisest. Valiku tegemisel tuleb vastata neljale praktilisele küsimusele.
- Kas kliendid tasuvad Odoo e-poes, kliendiportaalis või makselingiga? Sellisel juhul on vajalik Maksekeskuse makselahendus, mis seob online-makse tulemuse õige Odoo tellimuse, arve või maksetehinguga.
- Kas e-poe tellimustele tuleb valida vedaja või pakiautomaat? Tarne+ ühendus lisab Odoo ostuprotsessi tarneviisid ja pakiautomaadid ning viib kliendi valiku edasi müügi- ja laoprotsessi.
- Kas ettevõttel on füüsiline või mobiilne müügikoht? SoftPOS-i kassaintegratsioon võimaldab algatada viipemakse Odoo kassast ning saada maksetulemuse tagasi õige kassamüügi juurde.
- Kas Maksekeskuse arveldust kontrollitakse Odoo raamatupidamises? Väljavõtete impordi moodul aitab tuua maksed, teenustasud, tagastused ja väljamaksed kontrollitud Odoo raamatupidamistöövoogu.
Üks võimalik tee on alustada e-poe maksetest ja Tarne+ ühendusest. Kui ettevõte avab füüsilise müügikoha, lisanduvad Odoo kassa ja SoftPOS. Kui raamatupidamine viiakse Odoosse, saab järgmise etapina lisada Maksekeskuse väljavõtete kontrollitud impordi.
Kasutuselevõtt võib toimuda etapiviisiliselt. Esimesena tasub lahendada protsess, kus tekib praegu kõige rohkem käsitsi sisestamist, kontrollimist või vigade ohtu. Valitud osade tehnilised sõltuvused, Odoo versioon ja Maksekeskuse teenuste seadistus arvestatakse kasutuselevõtu kavandamisel. Tehniline sõltuvus ei tähenda, et ettevõte peab kasutama kõiki nelja lahendust.
Kust alustada Odoo ja Maksekeskuse ühise töövooga?
Kui Odoo ei ole sulle veel tuttav, alusta Odoo võimaluste ülevaatest. Sealt saad esmase pildi, kuidas Odoo ühendab e-poe, kassa, müügi, lao ja raamatupidamise ning milliste funktsioonidega võiks sinu ettevõte alustada.
Maksekeskuse Odoo integratsioonidega saad tutvuda Esrapi tootelehtedel.
- Maksekeskus MakeCommerce makselahendus Odoo jaoks
- Maksekeskus MakeCommerce Tarne+ tarneühendus Odoo jaoks
- Maksekeskus MakeCommerce väljavõtete import Odoo raamatupidamisse
- Odoo kassa SoftPOS-kaardimakse integratsioon
Füüsilise müügikoha kavandamiseks saad kasutada kassalahenduse konfiguraatorit. Liikuva müügi, pop-up poe või kompaktse Android-kassa jaoks on olemas mobiilse kassa konfiguraator. Konfiguraator aitab kaardistada tarkvara, seadmed, makselahenduse ja vajalikud teenused, kuid selle tulemus on lahenduse kavandamise lähtekoht, mitte lõplik juurutusprojekt.
Odoo kasutuselevõtt algab ettevõtte praeguse müügi- ja arveldusprotsessi kaardistamisest. Esmalt valitakse protsess, kus tekib kõige rohkem käsitööd või vigade ohtu. Seejärel määratakse vajalikud Odoo rakendused, Maksekeskuse integratsioonid ja seadmed ning kontrollitakse tervikprotsessi sobivust. Nende põhjal saab kokku leppida esimese etapi ulatuse, testimise ja kasutuselevõtuplaani.
Esrap aitab kaardistada sobiva lähtekoha ning koostada etapiviisilise lahenduse, mis arvestab ettevõtte e-poe, füüsiliste müügikohtade, tarnete ja raamatupidamise tegeliku töökorraldusega.